Datenschutzerklärung

1. Wer die Daten verarbeitet

Verantwortlicher ist die MTC ROMÂNIA IMPEX SRL, die das Labor BarrierLab betreibt: Steuer-/Registriernummer 4379153, Handelsregisternummer J1993002861126, EUID ROONRC.J1993002861126, Sitz in Cluj-Napoca, Bd. 21 Decembrie 1989, nr. 129, bl. L7, sc. 3, ap. 54, 400604, Kreis Cluj; Telefon +40 264 412 583.

Bei Fragen zu personenbezogenen Daten schreiben Sie an gdpr@mtc.ro.

Diese Erklärung beschreibt, wie wir die Daten von Website-Besuchern, von Personen, die Anfragen senden, und von Vertretern unserer Kunden und Lieferanten gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) und rumänischem Recht verarbeiten. Technische Daten zu einer Folie oder einem Material sind in der Regel keine personenbezogenen Daten, können aber vertrauliche Geschäftsinformationen sein.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• —Nutzungs- und Sicherheitsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp, Fehler und Ereignisse des Missbrauchsschutzes.
• —Kontaktdaten: Name, Funktion, Unternehmen, E-Mail, Telefon und Inhalt der Korrespondenz.
• —Daten aus der Prüf- oder Bewertungsanfrage: Ansprechperson, Art der Anfrage, verpacktes Produkt, gewünschte Materialien und Prüfungen, Angaben zur Verpackungsmaschine und zum Prozess sowie später per E-Mail gesendete Fotos.
• —Daten aus dem Vertragsverhältnis: Unterzeichner und Vertreter, Angebote, Aufträge, Verträge, Probeneingangsdokumente, Berichte und Buchhaltungsunterlagen, soweit sie personenbezogene Daten enthalten.
• —Gespräche mit dem virtuellen Assistenten, nur wenn Sie ihn nutzen.
• —Lokaler Speicher im Browser: Ihre Entscheidung zum Assistenten und die Sitzungskennung des Gesprächs.

Wir verlangen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheits- oder biometrische Daten. Bitte geben Sie diese weder im Formular noch im Assistenten ein.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• —Bereitstellung und Schutz der Website (Betrieb, Diagnose, Sicherheit, Missbrauchsabwehr). Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• —Beantwortung von Nachrichten und Anfragen, Erstellung von Angeboten. Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen, wenn Sie Partei des künftigen Vertrags sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); andernfalls unser berechtigtes Interesse an der Kommunikation zwischen Unternehmen (lit. f).
• —Vertragsschluss und Leistungserbringung (Kommunikation, Dokumentation, Rückverfolgbarkeit, Übermittlung der Ergebnisse). Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (lit. b) oder, bei Vertretern juristischer Personen, unser berechtigtes Interesse (lit. f).
• —Rechnungsstellung und gesetzliche Archivierung. Rechtsgrundlage: steuer- und handelsrechtliche Pflichten (lit. c).
• —Verteidigung von Rechten und Bearbeitung von Beschwerden. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse (lit. f) und gegebenenfalls gesetzliche Pflichten (lit. c).
• —Virtueller Assistent. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (lit. a), die Sie jederzeit über „Datenschutzeinstellungen“ unten auf der Seite widerrufen können.

Das verfolgte berechtigte Interesse ist der sichere Betrieb der Website, die Missbrauchsabwehr, die Bearbeitung beruflicher Anfragen und die Verteidigung der Rechte von MTC. Die Pflichtfelder des Formulars sind für die Prüfung der Anfrage erforderlich; ohne sie können wir nicht antworten.

4. Das Anfrageformular

Das Formular auf der Kontaktseite sendet die Anfrage per E-Mail an laborator@barrierlab.ro, nur als Text, mit Ihrer Adresse als Antwortadresse. Sie erhalten einen Referenzcode, mit dem Sie uns die Fotos per E-Mail senden können. Anfragen werden nach dem Senden nicht auf dem Formularserver gespeichert.

Zur Missbrauchsabwehr zählt der Formularserver die Anfragen pro Tag anhand eines Hashwerts der IP-Adresse, aus dem die Adresse nicht ablesbar ist; die Zähler werden am Folgetag automatisch gelöscht. Die technischen Protokolle des Formulars enthalten keine Anfrageinhalte.

5. Der virtuelle Assistent

Der virtuelle Assistent ist ein freiwilliger Dienst, entwickelt und bereitgestellt von BEYOND SOFTWARE SRL. Erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung werden Ihre Nachrichten an ein KI-Modell von Azure OpenAI in Microsoft Azure gesendet, das die Antwort erzeugt. Das Modell läuft in der EU-Datenzone von Microsoft (Schweden, mit Deutschland als Ausweichstandort).

Gespräche werden 30 Tage ab der letzten Nachricht gespeichert und danach automatisch gelöscht. Sie können ein Gespräch jederzeit mit der Schaltfläche „Gespräch löschen“ im Chatfenster löschen. Nach dem Löschen kann ein Gespräch bis zu 7 Tage in den Datenbanksicherungen verbleiben, die nur zur Wiederherstellung nach einem Vorfall dienen.

Zur Begrenzung von Missbrauch und Kosten zählt der Dienst die Nachrichten pro Tag anhand eines Hashwerts der IP-Adresse; die Adresse wird nicht gespeichert, und die Zähler werden nach 35 Tagen gelöscht.

Nach den Bedingungen des Dienstes Azure OpenAI verwendet Microsoft die Nachrichten nicht zum Training von Modellen und kann sie höchstens 30 Tage lang ausschließlich zur Missbrauchserkennung speichern.

Der Assistent trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Sie (Art. 22 DSGVO); seine Antworten dienen der Information.

6. Empfänger der Daten

Zugriff auf die Daten haben nur befugte Mitarbeiter von MTC und die Dienstleister, die uns bei der Verarbeitung unterstützen:

• —BEYOND SOFTWARE SRL (Steuer-/Registriernummer 40707869, Handelsregisternummer J2019000787121, EUID ROONRC.J2019000787121, Cluj-Napoca) hat den virtuellen Assistenten entwickelt und stellt ihn als vertraglich vereinbarten Dienst bereit; sie verwaltet zudem das Hosting der Website und den Versand der Formularanfragen, als Auftragsverarbeiter von MTC.
• —Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Limited) stellt die Infrastruktur der Website, des Formulars und des Assistenten bereit, als Unterauftragsverarbeiter auf Grundlage der Microsoft-Vereinbarung zur Datenverarbeitung.
• —Hostinger hostet das E-Mail-Postfach des Labors, als Auftragsverarbeiter von MTC.
• —Steuer- oder Rechtsberater und Behörden, nur wenn die Offenlegung erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen sie nicht für Werbung.

7. Ort der Verarbeitung

Die Website wird von Microsoft Azure aus einer Ressource in der Region West Europe ausgeliefert. Formular, Assistent und deren Protokolle laufen in der Region Sweden Central, das KI-Modell in der EU-Datenzone.

Greift ein Dienstleister auf Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums zu oder überträgt sie dorthin, etwa für technischen Support, erfolgt dies nur mit den von der DSGVO verlangten Garantien: einem Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln. Einzelheiten zu den Garantien erhalten Sie unter gdpr@mtc.ro.

8. Speicherdauer

• —Technische Protokolle des Formulars und des Assistenten: 30 Tage, ohne Inhalte von Anfragen oder Gesprächen.
• —Die Auslieferungsprotokolle der Website führt Microsoft als Hosting-Anbieter; MTC speichert keine Zugriffsprotokolle der Website.
• —Zähler zur Missbrauchsabwehr: bis zum Folgetag beim Formular, 35 Tage beim Assistenten.
• —Gespräche mit dem Assistenten: 30 Tage ab der letzten Nachricht; in den Sicherungen höchstens 7 Tage nach dem Löschen.
• —Anfragen und Korrespondenz ohne Vertragsabschluss: so lange, wie es für die Antwort und etwaige Rückfragen zur Anfrage erforderlich ist; danach werden sie gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• —Projektkorrespondenz, Prüfakten und Berichte: für die Dauer des Projekts und danach so lange, wie es für gesetzliche Pflichten, die Rückverfolgbarkeit der Ergebnisse und die Verteidigung von Rechten erforderlich ist.
• —Finanz- und Buchhaltungsunterlagen: die im Handels- und Steuerrecht vorgesehenen Fristen.
• —Ihre im Browser gespeicherte Entscheidung zum Assistenten: bis Sie sie ändern oder die Website-Daten löschen; die Sitzungskennung: bis zum Schließen des Tabs.

Nach Ablauf der Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Die Ausübung des Rechts auf Löschung hebt gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht auf.

9. Cookies und Speicherung im Browser

Diese Website verwendet keine Cookies, Analysewerkzeuge oder Tracking-Technologien und kontaktiert vor der Annahme des Assistenten keine anderen Dienste. Wenn Sie den virtuellen Assistenten nutzen, speichert Ihr Browser lokal Ihre Entscheidung zum Assistenten, damit wir sie beachten können, und nach Annahme des Assistenten eine Sitzungskennung des Gesprächs, die nur bis zum Schließen des Tabs erhalten bleibt. Diese Speicherung ist unbedingt erforderlich (Gesetz Nr. 506/2004, Art. 4 Abs. 5) und dient keinem anderen Zweck.

10. Sicherheit

Wir treffen den Risiken angemessene technische und organisatorische Maßnahmen: Zugriff nur für zuständige Personen, Azure-Dienste über verwaltete Identitäten ohne Passwörter im Code, verschlüsselte Verbindungen und Verfahren für Sicherheitsvorfälle. Keine Übertragung im Internet ist völlig risikofrei; für technische Informationen mit hohem wirtschaftlichem Wert empfehlen wir vertraglich vereinbarte Kanäle und gegebenenfalls eine Vertraulichkeitsvereinbarung.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen, das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Senden Sie Ihre Anfrage an gdpr@mtc.ro. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats; bei komplexen Anfragen kann die Frist um zwei weitere Monate verlängert werden, worüber wir Sie im ersten Monat informieren. Anfragen sind kostenlos, mit den gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen. Zusätzliche Angaben verlangen wir nur bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität.

Sie können Beschwerde bei der rumänischen Datenschutzbehörde ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal), www.dataprotection.ro, einlegen.

12. Von Dritten erhaltene Daten

Übermittelt uns ein Unternehmen die Daten einer Ansprechperson für einen Auftrag, verwenden wir nur die für die berufliche Kommunikation nötigen Daten. Übermitteln Sie uns Daten anderer Personen nur mit Rechtsgrundlage und nachdem diese informiert wurden.

13. Werbliche Mitteilungen

Korrespondenz zu einer Anfrage, einem Angebot oder einem Auftrag ist keine Werbung. Wir nutzen Daten aus dem Formular oder aus Gesprächen mit dem Assistenten nicht für Werbebotschaften und betreiben kein Profiling. Ein etwaiger Newsletter hätte eine eigene Rechtsgrundlage und eigene Informationen.

14. Änderungen

Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn sich unsere Abläufe, Dienstleister oder die Rechtslage ändern; das Datum der letzten Aktualisierung steht oben auf der Seite.